Nebenkosten: Belege prüfen, Frist beachten

Auf dem Anschreiben steht ein Zahlungstermin. Ob die Kosten für Heizung oder Hauswart stimmen, lässt sich dagegen oft erst mit den Rechnungen dahinter klären. Wer eine Nachforderung prüfen möchte, muss deshalb zwei Dinge gleichzeitig angehen: die Abrechnung nachvollziehen und auf die Zahlungsforderung reagieren. Die Verbraucherzentrale warnt ausdrücklich davor, die Einwendungsfrist als Zahlungsaufschub zu verstehen.

Zunächst lohnt sich ein Blick auf den Abrechnungszeitraum. Nach § 556 Absatz 3 BGB muss über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abgerechnet werden. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Für diese Frist zählt das Ende des Abrechnungszeitraums.

Für Einwendungen gilt ein anderer Ausgangspunkt: der Zugang der Abrechnung. Mieter müssen ihre Einwendungen nach derselben Vorschrift spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats danach dem Vermieter mitteilen. Spätere Einwendungen sind ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Halten Sie deshalb fest, wann die Abrechnung angekommen ist. Die Einwendungsfrist verschiebt den Zahlungstermin nicht automatisch.

Beim ersten Durchsehen helfen die Unterlagen, die bereits zu Hause liegen. Stimmen die berücksichtigten Vorauszahlungen mit Ihren Zahlungen überein? Passt der Nutzungszeitraum? Die Verbraucherzentrale nennt für die formelle Prüfung außerdem Angaben zum Verfasser und zum Objekt, die Gesamtkosten sowie den Umlageschlüssel und gegebenenfalls dessen Erläuterung. Notieren Sie fehlende oder unverständliche Angaben. Ob daraus ein rechtlich erheblicher Fehler folgt, sollte bei Zweifeln eine Beratungsstelle prüfen.

Auch der Mietvertrag gehört auf den Tisch. § 556 Absatz 1 BGB sieht vor, dass die Vertragsparteien die Übernahme der Betriebskosten durch den Mieter vereinbaren können. Welche Kostenarten dazugehören, beschreibt § 2 Betriebskostenverordnung. Genannt werden unter anderem Wasserversorgung, Entwässerung, Heizungsbetrieb, Warmwasser, Aufzug, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Gartenpflege.

Der Name einer Position entscheidet allerdings noch nicht darüber, ob der konkrete Betrag richtig ist. Das zeigt der Hauswart: Die Verordnung lässt entsprechende Kosten zu, nimmt aber unter anderem Vergütungsanteile für Reparatur- und Verwaltungstätigkeiten aus. Entscheidend sind also auch die tatsächlich abgerechneten Arbeiten. Vertrag, Belege und Kostenverteilung müssen zusammenpassen.

Schreiben Sie dem Vermieter oder der Hausverwaltung, welche Abrechnung Sie prüfen möchten: mit Datum, Abrechnungszeitraum und Angaben zur Wohnung. Bitten Sie um Belegeinsicht und nennen Sie die Kostenpositionen, deren Berechnung unklar ist. Lassen Sie sich mitteilen, wann und wie die Einsicht möglich ist. Der Anspruch ergibt sich aus § 556 Absatz 4 BGB: Auf Verlangen muss der Vermieter die Belege zugänglich machen, auf denen die Abrechnung beruht. Er darf sie auch elektronisch bereitstellen.

Markieren Sie vor der Einsicht die unklaren Positionen in Ihrer Abrechnung. Beim Hauswart geht es etwa darum, die berechneten Tätigkeiten nachzuvollziehen. Die Verbraucherzentrale rät, Kopien der Unterlagen anzufertigen und fachkundig prüfen zu lassen. Das Einsichtsrecht umfasst nach ihren Hinweisen sämtliche Rechnungen und Belege, die der Abrechnung zugrunde liegen. Datenschutzbedenken rechtfertigen demnach keine Ablehnung der Einsicht.

Eine mögliche Formulierung zum Anpassen lautet: Ich bitte um Einsicht in die Belege zur Betriebskostenabrechnung vom [Datum] für [Adresse, Wohnung] und den Zeitraum [Abrechnungszeitraum], insbesondere zu [Positionen]. Bitte teilen Sie mir mit, wann und wie die Einsicht erfolgen kann oder wie Sie die Belege elektronisch bereitstellen.

Suchen Sie frühzeitig Rat bei einer Beratungsstelle, wenn ein strittiger Posten unklar bleibt oder die Zahlungsfrist näher rückt. Für einen begründeten Widerspruch muss erkennbar sein, was Sie beanstanden. Halten Sie etwa fest, welche Vorauszahlungen nicht abgezogen wurden oder wo der angesetzte Nutzungszeitraum von Ihrer tatsächlichen Mietzeit abweicht. Ein hoher Gesamtbetrag allein benennt noch keinen Fehler. Die Verbraucherzentrale empfiehlt, solche Einwendungen möglichst schnell und noch innerhalb der Zahlungsfrist mitzuteilen. Für den Versand rät sie aus Beweisgründen zu einem Einwurfeinschreiben.

Ein Widerspruch oder eine Bitte um Belegeinsicht setzt die Zahlungspflicht nicht automatisch aus. Für ein Zurückbehaltungsrecht nennt die Verbraucherzentrale eine konkrete Voraussetzung: Die verlangte Einsicht wird nicht gewährt. Solange dies der Fall ist, können nach ihren Hinweisen Nachzahlungen und auch Vorauszahlungen zurückbehalten werden. Das Recht muss jedoch ausdrücklich geltend gemacht werden. Lassen Sie vor dem tatsächlichen Einbehalten einer Zahlung prüfen, ob diese Voraussetzungen in Ihrem Fall vorliegen.

Unterstützung bieten örtliche Mietervereine im Deutschen Mieterbund und die Beratungsstellen der Verbraucherzentralen. Halten Sie dafür Abrechnung, Mietvertrag, Zahlungsnachweise, Begleitschreiben und bisherigen Schriftwechsel bereit. Senden Sie als nächsten Schritt die konkrete Bitte um Belegeinsicht ab und bewahren Sie die Anfrage samt Antwort auf. So lässt sich bei der Beratung nachvollziehen, welche Unterlagen angefordert wurden und was noch fehlt.